Các lưu ý khi import số liệu
Các chú ý khi import số liệu vào hệ thống ERP Thanh Long
Các lưu ý khi import dữ liệu vào hệ thống ERP
Một số điểm các bạn cần lưu ý khi chuẩn bị số liệu import và import số liệu vào phần mềm ERP:
Để có thể import số liệu thì các dữ liệu phải đảm bảo tính nguyên tắc trong hạch toán kế toán. Do vậy các bạn cần điều chỉnh lại số liệu thật chuẩn chỉ theo yêu cầu (Bạn Nga và Mây sẽ làm việc chi tiết vấn đề này với TL.Hữu Thức và TL.Nhà Bè).
Việc import các số liệu hàng hoá tồn kho đầu năm và các chứng từ liên quan việc nhập/xuất kho sẽ được thực hiện theo nguyên tắc:
- Đuôi màu: “Không xác định”.
- Vị trí trong kho: “Không xác định”.
=> Tồn kho cuối sau khi import số liệu và chứng từ sẽ đúng về số lượng và giá trị, nhưng sẽ có đuôi màu và vị trí “Không xác định”.
=> Chỉ sau khi đã thực hiện các thủ tục kiểm kê kho thì mới điều chuyển về tồn kho đúng theo đuôi màu và vị trí trong kho.
Khi thực hiện chuẩn bị dữ liệu, chứng từ import thì cần lưu ý chuẩn bị chính xác tất cả các số liệu theo yêu cầu của file mẫu:
- Số liệu (nếu có) về số lượng, đơn giá, thành tiền phải đảm bảo tuân thủ chính xác theo yêu cầu.
- Đối với các chứng từ xuất kho hàng hóa vật tư sẽ không yêu cầu giá vốn và trị giá vốn hàng hóa xuất kho. Phần mềm Erp sẽ tự tính toán, xác định phần này.
Các chứng từ khi import vào phần mềm ERP sẽ được xem là các chứng từ độc lập (không có sự liên kết với các chứng từ khác theo quy trình lập chứng từ trong phần mềm) và sẽ được xem là đã hoàn thành, phần mềm ERP sẽ không tính toán, truy xuất sản lượng hay chính sách có liên quan nữa (Phần mềm ERP sẽ chỉ tính giá vốn đối với hàng hóa xuất kho thôi).
Khi import các chứng từ phần mềm sẽ yêu cầu cung cấp đầy đủ các phần định khoản, riêng các loại chứng từ sau đây sẽ được phần mềm tự động định khoản theo quy tắc của phần mềm:
5.1. Chứng từ nhập mua (Bao gồm: Mua định kỳ và Mua khác).
5.2. Chứng từ xuất bán (Bao gồm: Bán định kỳ và Bán khác).
Đối với các loại chứng từ này thì file import mẫu sẽ không cần xác định định khoản kế toán. Khi import vào phần mềm ERP sẽ tự động định khoản như sau:
Sau khi người dùng thực hiện xác nhận toàn bộ các chứng từ đã được import thì phần mềm ERP sẽ tự sinh ra luôn các hóa đơn với các định khoản cụ thể như trên.
Người dùng sẽ không cần export các hóa đơn ra để sửa định khoản và không cần import lại hóa đơn một lần nữa. Nếu có chứng từ nào cần điều chỉnh định khoản riêng thì người dùng sẽ thực hiện sửa trực tiếp trên hóa đơn đó trong ERP. Và hóa đơn này sẽ chỉ được cho phép sửa khi chưa đối soát thanh toán. Nếu đã đối soát thanh toán thì sẽ không thể sửa nữa.
Last updated